2020年3月4日，人力資源社會保障部辦公廳（以下簡稱“人社部”）發布的《人力資源社會保障部辦公廳關于訂立電子勞動合同有關問題的函》（以下簡稱：“《復函》”）明文規定：“用人單位與勞動者協商一致，可以采用電子形式訂立書面勞動合同。”這是人社部首次提出用人單位采用電子形式訂立勞動合同。但《復函》并未對其中的關鍵概念進行明確規定，例如，什么是可靠的電子簽名？如何確保電子勞動合同的完整、準確、不被篡改？因此，上述政策如何有效落地成為了很多企業關心的問題。

　　我們理解，不少用人單位對于勞動管理電子化仍持觀望態度的原因是，如何簽署電子勞動合同才能得到裁審機關的認可？針對電子勞動合同“雷聲大、雨點小”的問題，在本文中，我們將根據上述《復函》的要求，結合現有司法判例，探討電子勞動合同在實踐中應當如何落地。

　　用人單位在訂立電子勞動合同時需要采取哪些步驟？

　　在實踐中，我們建議用人單位采取如下步驟訂立電子勞動合同：

　　選平臺：選擇用人單位自建合同管理平臺或者購買第三方電子合同簽約平臺提供服務；

　　定意向：用人單位應當與勞動者協商一致確定以電子合同的形式簽署勞動合同；

　　驗身份：用人單位與勞動者分別在電子合同簽約平臺提交主體基本信息，完成注冊登記，并進行雙方身份驗證；

　　談合同：用人單位與勞動者對勞動合同內容協商一致確定合同基本內容；

　　簽名字：用人單位與勞動者應當對勞動合同進行電子簽名；

　　嚴加密：推薦使用電子合同簽約平臺的輔助加密技術，對勞動合同進行加密、認證；

　　做備份：在電子勞動合同訂立并簽署后，合同的最終文本信息應當在電子合同簽約平臺中完成備份，以備未來調閱使用。

　　為了讓用人單位進一步了解電子勞動合同的簽約步驟，我們將在下文對上述每一個簽約環節進行簡單介紹。

　　第一步選平臺

　　對于用人單位選擇自建合同管理平臺，還是購買第三方電子合同簽約平臺提供服務，相較之下，我們建議用人單位選擇符合《電子簽名法》規定要求并被當地司法機關認可的第三方電子合同平臺。

　　根據人社部的《復函》，采用電子勞動合同應當符合《電子簽名法》規定的“可視為書面形式的數據電文”和“可靠的電子簽名”。但《復函》及《電子簽名法》均未明確規定使用何種技術才符合上述標準，導致用人單位通過自建合同管理系統簽署勞動合同的有效性存在不確定性。

　　在實踐中，電子勞動合同采用符合《電子簽名法》等法律法規規定的電子簽名、可信時間戳、哈希值校驗、區塊鏈等證據收集、固定和防篡改的技術手段，其真實性被認可的可能性較大。在實操中，用人單位可以考慮采用上述技術手段的電子取證、存證平臺對電子勞動合同進行認證。

　　第二步定意向

　　根據《復函》規定，用人單位與勞動者協商一致，可以采用電子形式訂立書面勞動合同。對于“協商一致”的要求，在實踐中存在不同的認定標準，以“結果導向”的觀點認為，只要雙方簽署了電子勞動合同就構成了協商一致；以“意思表示導向”的觀點認為，雙方在簽約前，應當協商確定以電子勞動合同的方式進行簽約。

　　對于上述問題，我們建議用人單位采取“雙保險”的方式在前期固定相關證據：

　　用人單位與勞動者在電子勞動合同簽約前，通過微信、短信或電子郵件的方式進行溝通協商，征得勞動者對于簽署電子勞動合同的事先同意；

　　用人單位還應在電子勞動合同的正文中以加粗加黑等顯著突出的方式，明確約定雙方同意簽訂電子勞動合同，這樣既可以突出雙方對于采取電子勞動合同方式簽約的協商過程，又可以在結果上確定雙方的意思表示。

　　第三步驗身份

　　第三步包含兩個子步驟：訂立主體身份登記+訂立主體身份驗證。

　　為便于理解，我們可以將本步驟類比為日常生活中的“酒店預訂”場景。當我們在生活中預訂酒店時，首先，入住人會通過手機APP在網上選擇酒店，然后輸入入住人的身份信息（姓名、身份證號），完成主體身份登記。接著，入住人將向酒店提供身份證原件，并在酒店的人臉識別系統中錄入自己的頭像，以供酒店完成身份驗證。

　　當用人單位使用電子合同簽約系統（以下簡稱“系統”）時，同樣遵循上述操作邏輯。

　　首先，在身份登記步驟，用人單位和勞動者應分別在系統中上傳各自的名稱（或姓名）、住所、社會統一信用代碼（或身份證）、登記許可證（如有）、聯系方式等基本信息。在雙方上傳后，系統應當允許雙方在締約過程中互相查看對方的基本信息，以供雙方初步判定對方的身份。

　　其次，在身份驗證步驟，系統應當采用適當方法對雙方主體的真實身份進行核實驗證。常見的驗證方法有：人臉識別驗證、手機驗證、銀行卡驗證、身份證驗證、公安部eID驗證等。在司法實踐中，據不完全統計，被法院判決認可的驗證方法有：驗證用戶登錄密碼、手機驗證碼、E-TOKEN動態口令、客戶證書、動態口令、靜態密碼、UKEY身份認證介質等。

　　第四步談合同

　　在合同雙方彼此確認無誤后，下一步便是確定合同的基本內容。

　　根據《勞動合同法》第三條規定，勞動合同的訂立應當符合平等自愿、協商一致原則。具體而言，用人單位與勞動者在簽約時，雙方地位平等，雙方均享有選擇簽約對象、決定合同內容的自由，雙方應當就勞動合同的主要條款達成一致。

　　為滿足上述規定的要求，用人單位在使用電子勞動合同簽約系統時，應當保證系統正常運行并注意在系統后臺中備份、記錄、存儲雙方協商以及對合同內容進行修改的記錄，以備后期發生爭議時舉證之用。

　　第五步簽名字

　　在雙方經過談判確定電子合同的基本內容后，便進入了電子簽名階段。

　　根據《電子簽名法》，用人單位與勞動者在簽署電子勞動合同時，應當使用“可靠的電子簽名”。但由于《電子簽名法》并未明確規定用人單位應具體采取何種技術手段才能滿足上述標準，導致實踐中存在不同的電子簽名操作方法。

　　在用人單位的實際操作中，比較穩妥的方式是選擇第三方機構進行電子認證服務，對電子簽名提供真實性、可靠性驗證。根據《電子簽名法》的有關規定，我們推薦用人單位與持有工信部頒發的《電子認證服務許可證》的電子認證服務提供者合作，申請電子簽名認證證書（又稱：“CA證書”）。就目前而言，市場中存在的大部分主流電子簽約平臺均已獲得了上述合法資質。用人單位在選擇電子簽約平臺時，可以要求電子簽約平臺提供相關資質證書并加以核驗。

　　此外，需要提醒用人單位注意的是，實踐中往往發生電子簽名被不法分子騙取或盜用的情形。電子簽名的實際所有人作為受害方，通常主張電子合同中的簽名非其本人所為，從而否定電子合同的有效性。為此，我們建議用人單位在電子勞動合同中，以加粗加黑等明顯方式增加一條“風險提示條款”。

　　第六步嚴加密

　　在完成電子簽名認證后，需要對于電子合同全文進行輔助認證，從而保證合同在簽署之時未被篡改。

　　我們建議用人單位使用輔助加密或保密的技術設施，包括二維碼、時間戳、水印、短信通知等方法。

　　根據最高人民法院發布的《關于互聯網法院審理案件若干問題的規定》（以下簡稱“《規定》”）第11條，“當事人提交的電子數據，通過電子簽名、可信時間戳、哈希值校驗、區塊鏈等證據收集、固定和防篡改的技術手段或者通過電子取證、存證平臺認證，能夠證明其真實性的，互聯網法院應當確認。”

　　在實踐中，較為廣泛使用并得到認可的加密技術主要有兩種：

　　區塊鏈技術；

　　對于區塊鏈技術，杭州互聯網法院認可將電子合同有關電子數據的哈希值通過區塊鏈技術儲存于杭州互聯網法院司法區塊鏈平臺的方法，從而證明電子數據的完整、真實、不被篡改。杭州互聯網法院司法區塊鏈平臺是杭州互聯網法院為解決電子數據的生成、存儲、傳輸和使用，利用區塊鏈技術搭建的全流程記錄、全鏈路可信、全節點見證的公信證據鏈。

　　可信時間戳技術。

　　對于可信時間戳技術，北京知識產權法院認可通過審查可信時間戳服務系統固定電子數據的過程。可信時間戳服務是國家授時中心時間戳服務中心通過我國法定時間源和現代密碼技術相結合而提供的一種第三方服務，保證了電子數據形成時間的準確性。此外，該技術可以實現每個電子數據文件在申請時間戳時自動產生一個唯一對應的數字指紋和認證電子證書，從而可以在庭審中將待驗證的電子數據文件與時間戳文件相匹配，判斷是否通過時間戳驗證。因此，采用可信時間戳技術可以增強電子數據證據真實性的證明力。

　　第七步做備份

　　經過電子簽名后的電子合同最終文本應當同步在電子合同簽約系統或第三方儲存服務商服務器中備份，以便在未來發生糾紛時調用查詢。

　　參照商務部發布的《電子合同在線訂立流程規范》（征求意見稿）規定，用人單位在對電子勞動合同進行備份時，長沙代理記賬，可以關注以下問題：

　　備份的內容：電子合同的完整儲存信息應當包括：合同內容、簽約時間、合同雙方主體信息、電子簽名信息等；

　　備份的查詢方式：電子合同雙方可以通過在線或離線的方式隨時在訂閱系統中查閱自己簽訂的合同信息。具體而言，利用在線方式查詢電子合同的，應當利用電子簽名制作數據進入儲存平臺，并遵守相關操作程序；利用離線方式查詢電子合同的，應當持有主體身份文件，前往儲存平臺的辦公地點進行查詢。

　　備份的期限：電子合同的儲存期限不得晚于合同訂立之日起五年。

　　結語

　　綜上所述，考慮到用人單位電子化辦公的實際需求，結合目前立法上對勞動合同電子化提供的法律依據和司法實踐的認可趨勢，用人單位有理由、也有必要逐步探索勞動管理電子化的進程。在用人單位的實操過程中，考慮到當前關于電子勞動合同的細化規則較少，結合各地審判標準和尺度的不同，我們建議用人單位樹立“司法裁判結果導向”意識，優先選擇已獲得當地司法裁判認可的技術手段進行簽署電子勞動合同。相信隨著時間的推移以及司法裁判尺度的逐漸明晰，將會有越來越多的用人單位采用電子方式簽署勞動合同。