所謂往來賬，就是企業(yè)在經(jīng)營管理活動中形成的應(yīng)收賬款、預付賬款、其他應(yīng)收款、應(yīng)付賬款、預付賬款、其他應(yīng)付款等，是企業(yè)資產(chǎn)和負債的重要組成部分。

 

往來賬是否準確直接決定了企業(yè)財報真實性，往來賬的不準確必定造成財報的失真。因此，往來賬的清理工作也是會計年終工作必做事項之一。

 

一成立往來賬清理的領(lǐng)導機構(gòu)和工作小組

 

往來賬清理牽涉面比較廣，且有時直接牽涉到一些部門或個人利益，僅僅單憑財務(wù)部門是很難完成的。因此，作為財務(wù)負責人應(yīng)草擬一份往來賬清理的領(lǐng)導機構(gòu)名單，并報請公司負責人批準。成立往來賬清理工作的領(lǐng)導機構(gòu)目的在于減小在清理工作中其他部門或個人不配合等工作阻力，因此一般應(yīng)有公司負責人和分管領(lǐng)導等參與，財務(wù)負責人負責往來賬清理的日常事務(wù)工作。

為將清理工作具體落實到實處，應(yīng)成立由財務(wù)部牽頭跨部門的工作小組，長沙公司注銷，共同完成清理工作，銷售部門與采購部門是工作小組的重點參與部門。

 

二制定清理工作方案并下發(fā)往來賬清理工作的通知

 

為順利完成往來賬的清理工作，財務(wù)部門應(yīng)結(jié)合公司的實際情況，制定出完善的清理方案，方案內(nèi)容應(yīng)包括往來賬清理的具體范圍、內(nèi)容、時間、注意事項等。方案必須具有可操作性，切忌空洞。

 

清理工作方案應(yīng)與成立的領(lǐng)導結(jié)構(gòu)和工作小組一起，作為公司的正式文件下發(fā)到各部門，以便大家遵照執(zhí)行。

 

三應(yīng)收款項的清理

 

應(yīng)收款項主要包括應(yīng)收賬款、預付賬款和其他應(yīng)收款，因此清理工作也主要是圍繞這些會計科目進行的。

 

（一）應(yīng)收賬款的清理

 

一般來說，應(yīng)收賬款是往來賬清理的重點和難點，作為債務(wù)單位有時不愿意給予配合。應(yīng)收賬款的清理工作應(yīng)有銷售部門積極配合，且應(yīng)與銷售部門的績效考核相聯(lián)系，否則有時該項將會很難開展。

 

應(yīng)收賬款清理按以下步驟進行：

 

1、財務(wù)部及時計算出正確的應(yīng)收賬款余額并制作出對賬函

 

財務(wù)部負責往來賬的會計，應(yīng)及時按照清理工作方案確定的時間點作出客戶應(yīng)收賬款賬務(wù)處理，并按公司標準格式分客戶制作出對賬函，然后由職務(wù)不相容的其他財務(wù)人員核對無誤后加蓋公司印章。

 

2.及時發(fā)出對賬函，積極催促客戶回函

 

對于對賬函，根據(jù)具體情況分別以信函或?qū)Ｈ松祥T送達等方式發(fā)出。財務(wù)部將對賬函的發(fā)出情況及時通報給銷售部門，由銷售部門及時通知到各銷售人員，銷售人員必要時應(yīng)提醒催促客戶及時核對對賬函，商請客戶及時回函。

 

客戶如果是將確認的對賬函直接交給銷售人員的，銷售人員應(yīng)在第一時間將回函交到公司財務(wù)部。

 

3.財務(wù)部及時檢查回函情況

 

對于客戶回函，財務(wù)部應(yīng)及時檢查回函情況，一般有三種情況：一是回函了且確認了對賬函的數(shù)據(jù)；二是回函了但是不認可對賬函的數(shù)據(jù)；三是沒有回函。

 

財務(wù)部此時應(yīng)將工作重點放在第二種和第三種情況。

 

對于客戶已經(jīng)回函但是不認可對賬函數(shù)據(jù)的，財務(wù)部應(yīng)先從企業(yè)內(nèi)部查明原因。對于這種情況，一般存在幾種可能：

 

1.將不屬于該客戶的應(yīng)收賬掛在了該客戶名下；

 

2.將該客戶前期回款錯誤地記載了其他客戶名下；

 

3.客戶反饋支付了貨款，但是我方尚未收到；

 

4.客戶認為對賬函中發(fā)生額對應(yīng)業(yè)務(wù)的計價錯誤；

 

5.客戶反饋根本就沒有收到對賬函發(fā)生額對應(yīng)業(yè)務(wù)的貨物。

 

對于上述各種情況，應(yīng)一一查明，如屬于財務(wù)部內(nèi)部賬務(wù)處理錯誤的，應(yīng)及時按照財務(wù)部內(nèi)部的錯賬處理辦理就行糾正，但是也要注意糾正錯賬給其他客戶回函帶來的錯誤也要進行分析。如果不是財務(wù)部內(nèi)部賬務(wù)處理錯誤引起的與對方不符的，需要從企業(yè)業(yè)務(wù)流程進行分析并查明原因，重點檢查是否有舞弊發(fā)生。如客戶反饋已經(jīng)支付了貨款但是我方未收到的，需要查明對方的支付形式，是否存在銷售人員收取了現(xiàn)金等。對于客戶反饋根本就沒有收到的貨物，需要查明企業(yè)貨物發(fā)出的流程，檢查是公司自己送貨還是委托物流送貨，檢查客戶驗收證明是否有偽造的嫌疑等。對于客戶反饋對賬函發(fā)生額對應(yīng)業(yè)務(wù)的計價錯誤的，要查明是貨物短少引起還是貨物單價不符引起的，要與合同進行核對，找到不符的癥結(jié)所在。

 

對于客戶根本就沒有回函的，需要查明：

 

1.該客戶是否真實存在；

 

2.該客戶目前的經(jīng)營情況，是否已經(jīng)“人去樓空”；

 

3.該客戶是否收到我方的對賬函。